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提高辦公廳（室）工作效率經(jīng)驗(yàn)談

2024-01-05

秘書工作按：聚焦辦公廳（室）工作如何做到“快”，我們通過征稿，讀者踴躍投稿，

暢談對辦公廳（室）工作做到“快”的經(jīng)驗(yàn)、體會及思考，現(xiàn)選編部分稿件與大家分享。

公安部辦公廳辦文處趙永峰馬騰飛：

文件辦理工作如何做到“快”？應(yīng)秉持“馬上就辦”理念，進(jìn)一步加快文件辦理運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

有強(qiáng)烈的責(zé)任擔(dān)當(dāng)。公安機(jī)關(guān)承擔(dān)著維護(hù)安全穩(wěn)定、服務(wù)保障發(fā)展的重大責(zé)任，有關(guān)文件辦理的速度直接關(guān)系著人民群眾生命財(cái)產(chǎn)安全，因此辦文工作必須始終堅(jiān)持圍繞中心、服務(wù)大局，以“時時放心不下”的責(zé)任感做到雷厲風(fēng)行、馬上就辦，能快則快、能早則早，絕不能拖拖拉拉、延誤工作。

有過硬的履職本領(lǐng)。在干中學(xué)、在學(xué)中干，通過堅(jiān)持不懈的政治理論學(xué)習(xí)、辦文業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，打牢基礎(chǔ)，補(bǔ)齊短板，掌握扎實(shí)過硬的履職本領(lǐng)，從而保證辦理運(yùn)轉(zhuǎn)各類文件又快又好、優(yōu)質(zhì)高效，沉著應(yīng)對突發(fā)情況、靈活辦理緊急文件，做到快而不亂。

有科學(xué)的工作方法。公安辦文工作面臨各類突發(fā)事件、突出情況，必須分清輕重緩急、做到高效有序，以健全完善的制度流程為基礎(chǔ)，以24小時隨叫隨到、即收即辦的運(yùn)轉(zhuǎn)模式為保障，以分析研判、分類施策的方法為支撐，做到急件快辦、要件穩(wěn)辦、特件特辦，收文辦文流程清晰、路徑明確，銜接緊密、形成閉環(huán)。

有扎實(shí)的工作作風(fēng)。“馬上就辦，辦就辦好”。必須始終堅(jiān)持“細(xì)致、精致、極致”和“今日事今日畢”的標(biāo)準(zhǔn)要求，落實(shí)“首辦責(zé)任制”“層級負(fù)責(zé)制”等機(jī)制安排，進(jìn)一步強(qiáng)化擔(dān)當(dāng)、壓實(shí)責(zé)任、錘煉作風(fēng)，在真抓實(shí)干中實(shí)現(xiàn)“文經(jīng)我手無差錯，事交我辦有回音”。

自然資源部海洋減災(zāi)中心辦公室（人事處）李連陽：

分享做到“以‘理’帶快”的幾點(diǎn)心得。

首先，做到有“條理”。辦公室工作順序不是計(jì)算機(jī)領(lǐng)域固定的“入棧出?！?，應(yīng)根據(jù)輕重緩急做好動態(tài)調(diào)整，優(yōu)先處理“特提”等急事、優(yōu)先處理領(lǐng)導(dǎo)班子關(guān)心的事、優(yōu)先處理重要的事。針對周期長、涉及處室多的工作，做好分工、定期調(diào)度，穩(wěn)步推進(jìn)工作。

其次，做到定“機(jī)理”。常規(guī)的活動、會議等工作都有以往資料，可結(jié)合實(shí)際情況，找準(zhǔn)可作參考的資料。新的工作如無頭緒，可向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)當(dāng)前情況，請領(lǐng)導(dǎo)予以點(diǎn)撥。及時向領(lǐng)導(dǎo)請示、匯報(bào)，便于領(lǐng)導(dǎo)掌握進(jìn)度，做好統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。

再次，做到勤“整理”。日常整理儲備好理論知識和業(yè)務(wù)素材，以便寫稿時得心應(yīng)手。比如，部黨組提出“自然資源工作定位”、中心黨委提出“雙輪驅(qū)動”后，需要及時學(xué)習(xí)、梳理總結(jié)、融入文稿。此外，利用零碎時間分門別類整理好電子和紙質(zhì)資料，也有利于提高工作效率。

中國機(jī)械工業(yè)集團(tuán)有限公司辦公室（黨委辦公室）綜合處禹權(quán)：

辦公室工作牽一發(fā)而動全身，慢不得、等不起，工作中總結(jié)了提高效率的幾點(diǎn)體會。

有“想干”的態(tài)度。辦公室工作千頭萬緒、繁雜瑣碎，且新形勢下面臨不少新任務(wù)，有的涉及多部門協(xié)同，需要辦公室牽頭；有的存在職責(zé)交叉，需要辦公室兜底。要落實(shí)“首問負(fù)責(zé)制”，不推諉、不扯皮，把“要我干”變成“我想干”，才能推動各項(xiàng)任務(wù)快速落地。

有“早干”的行動。今天的事情明天做，再早也是晚。只有今日事今日畢，早安排早行動，迅速行動起來，才能避免工作出現(xiàn)拖沓延誤。

有“會干”的能力。只有練就真本事、硬功夫，才能把事情干得快、干得好。要做崗位專家能手，對上級要求、本單位制度和工作流程了然于胸。有分清事情輕重緩急的判斷力，做到特事特辦、急事快辦。

有“巧干”的方法。善于統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，加強(qiáng)橫縱協(xié)同，巧借外力，集中各方力量落實(shí)重點(diǎn)任務(wù)。善用信息化工具，不斷優(yōu)化公文流轉(zhuǎn)、任務(wù)督辦等在線辦公流程，以信息化促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提升工作效率。

廣東肇慶市委辦公室李穗：

“辦公室工作無小事”，在效率方面是必然要求“快”的。

保持專注“領(lǐng)會快”。辦公室需要率先了解掌握的情況很多，比如上級文件政策，本級中心工作，下級特色亮點(diǎn)，甚至外地經(jīng)驗(yàn)介紹、示范建設(shè)成果等。信息部門是“耳目喉舌”，政研部門是“參謀助手”，辦文辦會部門是“核心芯片”，要及時獲取資訊、迅速研判，就必須保持專注。注意力是有限的，要避免耗費(fèi)在不停切換中，該看的一個一個看，該做的一個一個做，牢記“少即是多”。

注重儲備“反應(yīng)快”。有時我們還在煩惱這個材料該從哪方面寫，單位的“一支筆”已經(jīng)迅速搭好了框架，綱舉目張，接下來就容易多了；有時我們還在猶豫這個文件怎么辦理，單位的“老辦文”已經(jīng)迅速提交了擬辦意見，周到全面，接下來就可以呈批了。這是因?yàn)樗麄冇胸S富的經(jīng)驗(yàn)、大量的儲備、長期的積累。辦公室不能拖拖拉拉，業(yè)務(wù)能力上不允許，態(tài)度上更不允許，必須把功夫下在平時。

優(yōu)化流程“落實(shí)快”。在不降低規(guī)范性、不增加管理風(fēng)險的前提下，要不斷優(yōu)化內(nèi)部流程。比如：有的部門呈批一份文件要先給七八位領(lǐng)導(dǎo)審核才到“一把手”；有些單位只有五六人，開內(nèi)部例會還要求先制訂會議方案；等等。辦公室工作人員要結(jié)合工作實(shí)際，想方設(shè)法減少冗余環(huán)節(jié)。

江蘇省發(fā)展改革委辦公室張宇：

綜合文稿起草急活兒多、難活兒多，有時從接到通知到材料出手只有半天時間。想快出手，重點(diǎn)可從提升三種能力入手。

提升“破題”能力，多做“有用之功”。文字工作者往往都有列提綱的習(xí)慣，多數(shù)時候提綱定了，文稿就成功了一半。這就要求在日常工作中注重培養(yǎng)“解題思維”，接到起草任務(wù)后系統(tǒng)思考為什么寫、寫什么、寫給誰看（聽）、要實(shí)現(xiàn)什么效果，確保沒有“漏項(xiàng)”、避免南轅北轍。方向和路子對了，才能最大限度降低顛覆性調(diào)整的可能性，避免“走彎路”帶來的時間損耗。

提升“存儲”能力，做到“實(shí)時調(diào)取”。材料的起草離不開日常的積累，越是急的材料越是考驗(yàn)積累的“厚度”，從頭收集基礎(chǔ)材料、理清來龍去脈往往是來不及的。作為辦公室文字工作者，不僅要了解本單位面上工作情況，還要積極參加各類專題會議，深入了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心關(guān)注的重點(diǎn)工作，常態(tài)化收集相關(guān)材料，準(zhǔn)確把握上級的要求、本級的進(jìn)展、領(lǐng)導(dǎo)的思路，形成龐大的“數(shù)據(jù)庫”，在緊急任務(wù)來臨時，方可高效輸出、快速成稿。

提升“共情”能力，實(shí)現(xiàn)“所見略同”。起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，對領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格的把握是必備要素。要在日常工作中多聽多想，了解領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的重點(diǎn)、思維的習(xí)慣、講話的風(fēng)格等，在材料起草過程中進(jìn)行“角色代入”，讓人讀起來順暢自然、生動鮮活。對于領(lǐng)導(dǎo)本人首提的好觀點(diǎn)、首創(chuàng)的好思路，務(wù)必總結(jié)好、歸納好，并在扎實(shí)研究的基礎(chǔ)上適當(dāng)延伸完善，形成體系化，這樣會大大提升起草效率。

湖北武漢市洪山區(qū)委辦公室吳懷海：

黨委辦公室工作應(yīng)從三個方面做到“快”。

強(qiáng)化前瞻，快謀劃。在吃透上情、熟悉本情、掌握下情的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)請示匯報(bào)和橫向聯(lián)系，提前了解有關(guān)情況，結(jié)合實(shí)際制訂工作計(jì)劃，明確目標(biāo)任務(wù)，做好充足準(zhǔn)備，為工作如期開展打牢基礎(chǔ)。如，通過制定年度工作要點(diǎn)和發(fā)文開會計(jì)劃、建立黨委常委會會議議題預(yù)安排制度、擬定月度重點(diǎn)工作安排等方式，持續(xù)做好統(tǒng)籌謀劃工作。

突出重點(diǎn)，快部署。工作目標(biāo)確定后，要圍繞中心大局，突出重點(diǎn)難點(diǎn)，牢牢牽住“牛鼻子”，按照事情主次和輕重緩急，科學(xué)合理安排工作先后順序。同時，在工作力量上凸顯關(guān)鍵少數(shù)作用，領(lǐng)導(dǎo)干部帶頭承擔(dān)重大任務(wù)，選派精兵強(qiáng)將集中攻關(guān)重點(diǎn)工作。如，對于地方黨委換屆、巡視巡察迎檢等事項(xiàng)成立工作專班，積極對接推進(jìn)，確保順利完成。

明確標(biāo)準(zhǔn)，快推進(jìn)。把握整體任務(wù)，嚴(yán)格工作標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化各環(huán)節(jié)具體要求，責(zé)任到崗、到人，堅(jiān)持極端負(fù)責(zé)工作作風(fēng)，力爭件件辦成精品。鼓勵工作方式方法集成創(chuàng)新，運(yùn)用最新科技手段，優(yōu)化工作流程，批量處理同類工作。加強(qiáng)傳幫帶和崗位歷練，暢通內(nèi)部溝通交流渠道，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)協(xié)同意識，增強(qiáng)工作合力。如，強(qiáng)化定崗定責(zé)與AB崗結(jié)合、利用OA系統(tǒng)轉(zhuǎn)辦文件，不斷提升工作效率。

四川南充市高坪區(qū)委辦公室姜霞：

提高黨委值班工作效率應(yīng)從三方面入手。

規(guī)范工作流程，快行動。對值班室各項(xiàng)具體任務(wù)，分類梳理細(xì)化工作流程，做到各個環(huán)節(jié)直觀形象、一目了然。區(qū)委辦研究制定緊急信息報(bào)送流程圖、活動通知發(fā)出流程圖、領(lǐng)導(dǎo)干部外出請假報(bào)備流程圖、節(jié)假日值班工作職責(zé)清單、值班值守應(yīng)知應(yīng)會清單，并在實(shí)際工作中動態(tài)調(diào)整完善，以指導(dǎo)工作開展，避免緊急情況下出現(xiàn)胡子眉毛一把抓的情況，確保常規(guī)工作分工明確、主次清晰、推進(jìn)有序。

構(gòu)建工作模板，快運(yùn)轉(zhuǎn)。針對可模板化的工作內(nèi)容，研究制定模板，既規(guī)范了工作又能隨時調(diào)用。將值班室負(fù)責(zé)發(fā)送的會議（活動）等通知，分區(qū)委綜合性會議、區(qū)委專題會議、領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研活動、電視電話會議、上級會議5類，按領(lǐng)導(dǎo)、單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）3種發(fā)送對象，分類分對象建立會議通知模板。同時，建立值班信息報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)干部外出請假報(bào)備、值班記錄、緊急信息報(bào)送等模板，值班人員使用時靶向修改即可。

暢通溝通渠道，快處置。按縣級領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)直部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）分類建立常用聯(lián)系人通訊錄，由各單位明確一名固定信息聯(lián)絡(luò)員作為本單位值班信息的接收和報(bào)送責(zé)任人，確保值班信息一個口子進(jìn)出。組建值班工作微信群，用于日常工作提醒和非涉密緊急事項(xiàng)處理；建立與公安、交通、衛(wèi)健、水務(wù)、應(yīng)急等行業(yè)部門的常態(tài)聯(lián)絡(luò)機(jī)制，確保遇緊急情況能及時掌握和快速響應(yīng)。同時，對值班室需請示報(bào)告事項(xiàng)進(jìn)行梳理和精簡，明確可越級請示報(bào)告的情形，避免因?qū)訉訉徟O誤工作時機(jī)。

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